Met kleurbeheer zorg je ervoor dat alle apparaten je foto op dezelfde manier weergeven. Er zit een verschil in de manier waarop verschillende apparaten met kleuren omgaan. De camera moet kleuren uitlezen van een sensor, de monitor toont ze aan de hand van gekleurde pixels met licht erachter, een printer maakt de kleuren door verschillende inkten met elkaar te mengen en een vaklab werkt met verschillende lagen kleurstoffen.
Allemaal verschillende manieren om kleuren weer te geven in verschillende omgevingen. Op een monitor is het gemakkelijk om een heldere felle kleur te maken; er zit immers een heldere lichtbron achter. Op een afdruk is een felle kleur lastiger omdat hier gewerkt wordt met de reflectie van licht op de afdruk. Met kleurbeheer probeer je deze verschillende methoden zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Dit wordt gedaan door voor elk medium de kleuren opnieuw te berekenen aan de hand van een profiel dat specifiek is opgesteld voor het betreffende medium. Elke stap heeft dus zijn eigen kleurprofiel. Sla je de omrekenstap over dan is er geen garantie meer dat de kleuren nog goed getoond worden.
Er zijn verschillende kleurruimten waarin je kunt werken. Er zijn er drie belangrijk: sRGB , AdobeRGB en ProPhotoRGB. Hiervan is sRGB de kleinste kleurruimte die de minste kleurtinten kan weergeven. Van alle zichtbare kleuren kan sRGB ongeveer 35 procent weergeven. Deze kleurruimte is echter wel de standaard op veel apparaten.
AdobeRGB is een stuk ruimer (50 procent van de zichtbare kleuren) en verdient daardoor de voorkeur voor fotografen. Vooral blauwe tinten worden veel beter weergeven in AdobeRGB. Gebouwd op de toekomst is er ook nog ProPhotoRGB. Deze kleurruimte is zo ontzettend groot dat er geen apparaat is die deze kan vertonen.
Om het juiste kleurprofiel van een medium te bepalen moet je het kalibreren. Voor een optimaal kleurbeheer moet elke stap gekalibreerd worden. De gegevens van een kalibratie leveren een zogenaamd ICC profiel op (waarbij ICC staat voor International Color Consortium).
ICC-profielen zijn numerieke tabellen die de karakteristieken van een in- of uitvoerapparaat bevatten. Met een ICC-profiel kan het kleurgevoel op meerdere in- of uitvoerapparaten gelijk getrokken worden waardoor de gespecifiërde kleuren er ongeveer hetzelfde uitzien. Een ICC-profiel van een uitvoerapparaat wordt gemaakt met een fotospectraalmeter, een afdruk waar geen kleurbeheer is toegepast en software om het profiel samen te stellen.
Een ICC-profiel van een invoerapparaat wordt gemaakt door een referentiekaart op te nemen en met software de verkregen informatie om te zetten in een ICC-profiel. ICC-profielen zijn herkenbaar als bestanden met de extensie .ICC of .ICM. ICC-profielen worden toegepast in bestandsformaten zoals PNG en WebP.
