Hoe en waarom verzamelt Avas Systemen persoonsgegevens?
Avas Systemen verzamelt persoonsgegevens bij de uitvoering van haar werkzaamheden. In de meeste gevallen gaat het om gegevens die zij opvraagt bij de betrokkene of die de betrokkene uit zichzelf verstrekt. Denk daarbij aan een eerste telefoongesprek tussen Avas Systemen en een (potentiele) klant of aan de situatie dat een (potentiele) klant een mailtje stuurt aan Avas Systemen.
Bij de verwerking van persoonsgegevens gaat Avas Systemen zo zorgvuldig mogelijk te werk. Een essentieel onderdeel van die zorgvuldigheid is transparantie. Avas Systemen vindt het belangrijk dat derden en betrokkenen inzicht hebben in de manier waarop zij persoonsgegevens gebruikt en de achterliggende redenen daarvoor. Daarom heeft zij dit statement opgesteld. Als u na lezing van dit Statement nog vragen of opmerkingen heeft, kunt u contact opnemen met Avas Systemen. Dat geldt natuurlijk ook als u één van de hieronder beschreven rechten zou willen uitoefenen of als u een klacht heeft. Het volledige adres en de naam van de contactpersoon vindt u onderaan dit statement.
Wie is Avas Systemen precies?
Avas Systemen geldt als de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Zij is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 30059681, gevestigd aan de Dorpeldijk 4a te Harmelen, bereikbaar op telefoonnummer 0348 - 41 99 44 en per mail op info@avas.nl.
Heeft Avas Systemen een Functionaris Gegevensbescherming?
Avas Systemen heeft geen Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Zij heeft wel een medewerker aangewezen die als eerste aanspreekpunt geldt waar het gaat om privacy en persoonsgegevens. Het betreft mevrouw L. Vas. Het volledige adres vindt u onderaan dit statement.
Welke persoonsgegevens verwerkt Avas Systemen en waarom doet zij dat?
Avas Systemen verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, om verschillende redenen. De gegevens die zij het meest verwerkt zijn:
Als je de website van Avas Systemen bezoekt, verwerkt zij ook nog andere gegevens dan hiervoor aangegeven. Dat kan gaan om:
Het eerste hoofddoel van deze verwerking is om een overeenkomst met de klant tot stand te kunnen brengen. Daarvoor moeten Avas Systemen en de klant immers met elkaar kunnen communiceren. Denk bijvoorbeeld aan het inventariseren van de wensen van de klant en het opstellen van een offerte.
Het tweede hoofddoel is om de gesloten overeenkomst uit te kunnen voeren. Denk daarbij bijvoorbeeld om periodiek overleg over de voortgang.
Het derde hoofddoel is om facturatie van de werkzaamheden c.q. dienstverlening mogelijk te maken, alsook om betaling (en desnoods incasso) te faciliteren.
Het vierde hoofddoel is marketingactiviteiten uitvoeren met als doel meer klanten te krijgen of een grotere naamsbekendheid te verwerven.
Het laatste hoofddoel is om de klant te kunnen informeren over ontwikkelingen die relevant voor hem of haar kunnen zijn.
Mág Avas Systemen die gegevens verwerken?
Avas Systemen verwerkt persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om een overeenkomst met een klant en/of een leverancier tot stand te brengen of uit te voeren. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een offerte gevraagd wordt, als een bestelling geplaatst wordt of als Avas Systemen zelf een bestelling plaatst. Verder verwerkt Avas Systemen persoonsgegevens als haar eigen belangen dat rechtvaardigen. Dat zal het geval zijn als het voor Avas Systemen redelijkerwijze onmogelijk is om haar werkzaamheden uit te voeren zonder die gegevens te verwerken. Ten slotte vraagt Avas Systemen in sommige gevallen (ook nog) toestemming om de gegevens te mogen gebruiken. De rechtsgrond(en) voor verwerking zijn dus
Ten aanzien van categorie (ii) geldt dat het in alle gevallen gaat het om verwerkingen die voor Avas Systemen noodzakelijk zijn om haar dienstverlening te kunnen realiseren. Zij kan simpelweg haar werkzaamheden niet doen, zij kan niet communiceren, zij kan geen offertes uitbrengen, enz. zonder gebruik te maken van de persoonsgegevens van de klant. Daarom heeft zij een gerechtvaardigd belang bij die verwerkingen. Avas Systemen meent dat dit belang, wanneer het wordt afgewogen tegen het belang van de betrokkene, voorrang moet krijgen. Redengevend daarbij zijn twee overwegingen. Ten eerste het feit dat Avas Systemen uit ervaring weet dat dergelijke verwerkingen in de regel niet op bezwaren stuiten. Avas Systemen neemt dat daarom tot uitgangspunt. Ten tweede het feit dat Avas Systemen de gegevens niet langer dan nodig bewaart. Om niettemin de rechten van de betrokkene zoveel als mogelijk te respecteren, maakt Avas Systemen alleen gebruik van de gegevens die noodzakelijk zijn om het doel te verwezenlijken.
Ten aanzien van categorie (iii) geldt dat gegeven toestemming te allen tijden weer ingetrokken kan worden, zonder opgaaf van reden.
Komen die persoonsgegevens ook bij anderen terecht?
Avas Systemen zal in sommige gevallen persoonsgegevens delen met partijen waar zij mee samenwerkt. Dat zijn zogenaamde ’verwerkers’. Met die verwerkers heeft Avas Systemen overeenkomsten gesloten. Die dienen om te waarborgen dat die verwerkers (net zoals Avas Systemen zelf) zorgvuldig met die gegevens omgaan. Zo is die verwerker op grond van die overeenkomst bijvoorbeeld verplicht om te zorgen voor deugdelijke beveiliging, om vertrouwelijk met die gegevens om te gaan en om de gegevens te vernietigen.
Avas Systemen beoogt niet om persoonsgegevens te delen met andere partijen dan verwerkers. Zij voorziet hoogstens dat er, in een enkel geval, informatie gedeeld zal worden met (een andere) medewerker van de klant of met een partijen die in een directe relatie staan tot de klant.
Blijven de persoonsgegevens in Europa?
In dit kader wordt gesproken van de Europese Economische Ruimte (EER). Die bestaat uit de landen van de EU, aangevuld met Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Alle landen die daarbuiten vallen, gelden als een ‘derde land’. Avas Systemen geeft in sommige gevallen persoonsgegevens door aan derde landen, met name de VS. Dat gebeurt alleen als op Europees niveau uitdrukkelijk is vastgesteld dat in het betreffende land een passend niveau van persoonsgegevens gewaarborgd is. Ten aanzien van de VS geldt dat wij alleen gegevens doorgeven aan partijen die gecertificeerd zijn onder het EU-US Privacy Shield.
Hoe lang blijven de gegevens bewaard?
Avas Systemen bewaart de gegevens die door haar verzameld worden gedurende verschillende termijnen, afhankelijk van de categorie van gegevens en de wijze waarop die verzameld zijn. De precieze termijnen zijn opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten dat Avas Systemen heeft opgesteld.
Bij de vaststelling van de toepasselijke termijnen is Avas Systemen allereerst uitgegaan van wettelijke (minimum) termijnen. Denk daarbij aan de wettelijke plicht om boekhoudkundige informatie te bewaren. Voorts heeft Avas Systemen waar mogelijk aansluiting gezocht bij de bewaartermijnen die zijn opgenomen in het Vrijstellingsbesluit Wbp. Zo geldt ten aanzien van de contactgegevens van de klant een bewaartermijn die loopt tot maximaal één jaar na beëindiging van de relatie tussen partijen. Ten slotte heeft Avas Systemen zich bij de vaststelling van de bewaartermijnen laten leiden door haar belangen en die van haar klanten. Zo kan het bijvoorbeeld voor beide partijen belangrijk zijn dat stukken waarin (nadere) afspraken zijn vastgelegd langer dan twee jaar bewaard blijven. Als dergelijke stukken (denk bijvoorbeeld aan mailcorrespondentie) persoonsgegevens bevatten, blijven die dan dus ook bewaard.
Ten aanzien van de gegevens die verzameld worden via de cookies op de website, gelden de bewaartermijnen zoals beschreven in het Cookie Statement (zie elders op deze website).
Welke rechten heb ik?
Volgens de wet bent u een ‘betrokkene’ en betrokkenen hebben een aantal concreet omschreven wettelijke rechten. U kunt bij Avas Systemen een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de (verdere) verwerking van uw gegevens. Als Avas Systemen uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming op ieder moment weer intrekken. Voor al deze zaken en voor overige vragen kunt u contact opnemen met:
Avas Systemen
Mevrouw L. Vas
Dorpeldijk 4a
3481 GW Harmelen
T: 0348 - 41 99 44
E: info@avas.nl
Avas Systemen zal binnen een maand reageren op uw bericht.
Als u meent dat Avas Systemen handelt in strijd met de geldende wet- en regelgeving over persoonsgegevens, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG).
Is er bij Avas Systemen sprake van geautomatiseerde besluitvorming?
Er vindt bij Avas Systemen geen geautomatiseerde besluitvorming plaats.
Wat moet ik nog meer weten?
Versie 1.0, d.d. 29-4-2019
