Niet voor niets is vanaf de jaren 60/70 een enorme hoeveelheid archief op microfilm gezet. Het grote voordeel is dat het originele bestand zo sterk wordt verkleind dat er nog maar een fractie overblijft van het oorspronkelijke volume. Dat betekent een enorme besparing op archiefruimte. Daarnaast is microfilm honderden jaren houdbaar zonder kwaliteitsverlies. Het is voor preservering heel belangrijk dat erfgoed op een medium wordt bewaard dat de eeuwen glansrijk kan doorstaan. Microfilm is hierin nog steeds ongeëvenaard.
Microfilms zijn uitstekend te scannen. Microfilm in combinatie met een microfilmscanner geeft net zoveel mogelijkheden als een gedigitaliseerd archief. Plus: de kosten zijn significant lager dan het digitaliseren van de originele (papieren) archiefstukken.
Wat is er nodig? Onderstaand enkele microfilm items.
Microfilmen begint met een goede film. Zilverfilm (of camerafilm of zilverhalide film) is de originele film die wordt geladen in de camera wanneer u uw documenten filmt en is dan ook de basis van elk microfilm systeem. Er zijn vier typen zilverfilm:
16mm film is leverbaar in drie diktes: 2, 4 of 5mil en in verschillende lengtes. De meest gebruikte zijn 30,5 m (100ft) en 61m (200ft).
Eén 16mm microfilm van 30,5 meter kan ongeveer 2.500 A4-documenten bevatten. Na het opnemen moet de definitieve "microfilm-vorm" ontstaan:
Wanneer de 16mm film in een cartridge wordt gespoeld dient er aan het begin van de film een "leader' (voorloopband) te worden gemonteerd door middel van een splice apparaat of door splice tabs.
Deze film wordt standaard geleverd in één lengte: 30.5m (100ft). Een 35mm microfilm wordt voornamelijk gebruikt voor het verfilmen van tekeningen. Ook deze film geeft verschillende archiveringsmogelijkheden:
105mm film wordt gewoonlijk in vellen gesneden, 105 mm x 148 mm, voor toepassing in diverse microfichecamera's.
COM film is microfilm met informatie die door een computer rechtstreeks op film is geschreven zonder de tussenkomst van een papieren afdruk. COM film is een gespecialiseerd product en wordt geleverd met verschillende emulsies. Emulsie is de lichtgevoelige laag op de film. De meeste films zijn leverbaar in twee soorten emulsie.
High Speed Emulsie
deze films worden gebruikt in roterende camera. Dit type camera heeft een belichtingstijd waarvan de duur wordt bepaald door de constante snelheid waarmee de camera fysiek het document langs de film transporteert. Voor deze camera's is een high speed emulsie nodig om de kwaliteit te waarborgen.
Medium Speed Emulsie
Als algemene regel geldt dat deze films worden gebruikt in stappencamera's. Het document ligt stil tijdens de opname. De medium speed emulsie-film heeft een kleinere korrelgrootte en geeft daardoor een betere beeldkwaliteit.
De film wordt geleverd op een standaard spoel (zwart) in een standaard (zwart) filmdoosje van kunststof. Standaard spoelen en filmdoosjes zijn zwart. Andere kleuren zijn echter ook mogelijk. De spoelen zijn leverbaar met gesloten flenzen en open flenzen, met of zonder ingebouwde filmstop. De filmdoosjes zijn ook leverbaar in karton. Deze filmdoosjes zijn zuur- en ligninevrij.
Zodra een film is belicht en ontwikkeld, zijn er verschillende mogelijkheden voor het bewaren van de film. Eén van de mogelijkheden is de film in een behuizing van kunststof te bewaren, zodat de film goed beschermd is tegen krassen en stof. Daarbij kan gekozen worden voor een geheel dichte behuizing, de zgn. M-cartridge.
Een meer open behuizing geeft ook een goede bescherming tegen krassen en stof op de film en heeft als voordeel dat de spoel makkelijk kan worden uitgenomen. Deze open behuizing is de zgn. ANSI clip, ook wel NMA, Ektamate of C-clip genoemd.
Het voordeel van beiden is dat de film, eens geplaatst in leesapparatuur, automatisch kan worden geladen en weer correct wordt teruggespoeld, klaar voor gebruik. De cartridges en clips zijn in diverse kleuren leverbaar.
Een microfilmjacket bestaat uit 2 delen polyesterfolie, deels op elkaar verlijmd voor het archiveren van filmstroken van 16mm, 35mm of een combinatie van beide. Voor de lijmlaag tussen de pockets wordt zowel blauwe als heldere lijm gebruikt. Een blauwe lijmlaag wordt blue-rib genoemd, een heldere lijmlaag clear-rib.
Een jacket lijkt op een papieren dossier, het is tastbaar en blijft herkenbaar als het originele papieren bestand. Een bestand kan altijd worden toegevoegd of bewerkt, op elk moment. Een microfilmjacket-systeem is ideaal voor updateable documentbeheer. Denk hierbij aan bijvoorbeeld personeelzaken, verzekeringsmaatschappijen, medische archieven etc.
Het systeem heeft alle voordelen van een conventionele papieren bestand plus alle voordelen die microfilm biedt.
Zowel de blue-rib als de clear-rib jackets worden gefabriceerd in de maten A6 (105 x 148mm), 6" x 4" (103 x 152 mm), 86 x 127 mm, 76 x 127 mm, 86 x 187mm, 128 x 101mm en 152 x 103mm.
Een vensterkaart is, zoals de naam al zegt, een kartonnen kaart met een uitgestanst venster, waar een 35mm beeld in kan worden geplaatst. De kaart kan worden geïndexeerd. De vensterkaart heeft een standaard afmeting van 82,5mm x 187mm.
Om preservering te waarborgen heeft het Ministerie van Kunst, Cultuur en Wetenschap een programma opgericht, genaamd Metamorfoze. Metamorfoze is een Nationaal Programma voor het behoud van het papieren erfgoed en is ondergebracht bij de Koninklijke Bibliotheek. Oorspronkelijk hadden de Metamorfoze regels betrekking op het verfilmen van archieven op microfilm, maar nu gelden de regels ook voor het scannen en digitaliseren van archieven, boeken, kaarten, kranten enzovoort.
